契約大臣Q&A ※本解説は、2022年1月改正電子帳簿保存法のスキャナ保存に関するものです。
電子帳簿保存法によるスキャナ保存を行うには、下記の要件を満たす必要があります。
紙書類のスキャナ取込時は要件をご確認ください。
※アップロードされる書類が要件を満たしているかを契約大臣のシステム上で判断することはできません。事前に書類の種類や取り込みを行うスキャナ・カメラの設定をご確認ください。
【対象となる書類の種類】
・国税関係書類（決算関係書類を除く）
→取引に関する取引基本契約書や業務委託契約書などといった契約書や請求書・領収書・見積書などを指します。
対象外となる決算関係書類は、貸借対照表や損益計算書といった決算に関する書類を指します。
【書類の大きさ】
・A4サイズを超える書類の場合は、隣にメジャーを置いて取り込むなどの方法で大きさの情報を保存する必要あり
・A4サイズ以下の書類を受領者が取り込む場合、または一般書類と呼ばれる書類の場合は、大きさの情報は不要
【書類授受から電帳法のスキャナ保存までの期限】
・書類を授受してから、「おおむね7営業日以内」または「最長2ヶ月とおおむね7営業日以内」に、保存と記録項目の入力が必要
・保存までの期限を超過した場合、電子化は可能だが原本の紙書類は破棄不可
契約大臣では、取引先名、取引年月日、取引金額といった記録項目を「取引情報」と定義しています。
【スキャナ・カメラ要件】
・200dpi以上
・388万画素以上（カメラの場合）
・赤・緑・青それぞれ256階調（1677万色）以上（一般書類はグレースケール可）
【ファイル保存形式】
以下のいずれか
・PDF
・BMP
・TIFF
・JPEG（JPG）
契約大臣の書類保管機能ではPDF形式のファイルをアップロード可能です。
上記の条件に加えて、電子帳簿保存法では「真実性の確保」「可視性の確保」が求められています。
スキャナ保存サービスを用いる場合、そのサービスが要件を満たしている必要があります。
契約大臣では要件に準拠したサービスを提供しています。
【真実性の確保】
書類が改ざんされないように行う対策のこと
下記のいずれかを有する必要あり
・書類へタイムスタンプの付与
・記録情報の訂正削除履歴が残るシステムへの保存
契約大臣の書類保管機能では、取引情報の入力時にPDFファイルへタイムスタンプを付与しています。（すでにタイムスタンプが押されている場合を除く）
【可視性の確保】
必要な時に書類を確認できる環境を整えること
・相互関連性の確保（その書類と帳簿が関連していることがわかるように、帳簿の情報と書類発行番号などを紐付けする）
契約大臣では、関連情報に関連する帳簿の月日科目や摘要の情報を入力することで対応できます。