契約大臣Q&A ※本解説は、2022年1月改正電子帳簿保存法の電子取引保存に関するものです。
電子帳簿保存法による電子取引に関する書類の保存を行うには、下記の要件を満たす必要があります。
※アップロードされる書類が要件を満たしているかを契約大臣のシステム上で判断することはできません。事前に書類の種類をご確認ください。
【前提】
・『電子取引』に該当する取引に関する書類であること
・電子データで作成・発行し、電子的に送受信していること
・電子データとは別に原本として書面の書類を受領している場合、書面を原本として保存する必要がある
【対象となる書類の種類】
・国税関係書類（決算関係書類を除く）
→取引に関する取引基本契約書や業務委託契約書などといった契約書や請求書・領収書・見積書などを指します。
【書類の大きさ】
・規定なし
【書類授受から電帳法のスキャナ保存までの期限】
・書類を授受後または業務処理に関わる期間を経過してから、「おおむね7営業日以内」または「最長2ヶ月とおおむね7営業日以内」に、保存と記録項目の入力が必要
・保存までの期限を超過した場合、電子化は可能だが原本の紙書類は破棄不可
契約大臣では、取引先名、取引年月日、取引金額といった記録項目を「取引情報」と定義しています。
【ファイル保存形式】
以下のいずれか
・PDF
・BMP
・TIFF
・JPEG（JPG）
契約大臣の書類保管機能ではPDF形式のファイルをアップロード可能です。
上記の条件に加えて、電子帳簿保存法では「真実性の確保」「可視性の確保」が求められています。
電子取引による書類を保存できるサービスを用いる場合、そのサービスが要件を満たしている必要があります。
契約大臣では要件を満たしたサービスを提供しています。
【真実性の確保】
書類が改ざんされないように行う対策のこと
下記のいずれかを有する必要あり
・書類へタイムスタンプの付与
・記録情報の訂正削除履歴が残るシステムへの保存
契約大臣の書類保管機能では、取引情報の入力時にPDFファイルへタイムスタンプを付与しています。（すでにタイムスタンプが押されている場合を除く）
【可視性の確保】
必要な時に書類を確認できる環境を整えること
・相互関連性の確保（その書類と帳簿が関連していることがわかるように、帳簿の情報と書類発行番号などを紐付けする）
契約大臣では、関連情報に関連する帳簿の月日科目や摘要の情報を入力することで対応できます。