電子帳簿保存法に沿ったファイル名の付け方

検索機能の要件を満たすファイル名を付けましょう

書類管理では電子帳簿保存法の保存要件のひとつである「検索機能の確保」のため、規則的なファイル名を付けることが推奨されます。
電子帳簿保存法の検索要件（※）の通りに検索できる状態にするためには、
「取引年月日」「取引金額」「取引先名」の3項目を含めたファイル名を付けることで対応が可能です。

※検索要件
①下記3つの検索の条件として設定すること

• 取引年月日
• 取引金額
• 取引先名

②日付または金額の指定範囲により検索できること
③2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
※税務職員によるデータダウンロードの求めに応じる場合②、③は不要

具体的なファイル名の規則

「取引年月日」「取引金額」「取引先名」の3項目を含め、統一した順序でファイル名を付けます。

例1）20240101_350000_株式会社◯◯◯_契約書.pdf
例2）20240201_140000_◯◯商事.pdf
例3）20240301_520000_◯◯工務店_領収書.pdf

大臣の書類名補完機能

契約大臣で取引情報を入力する際、書類名入力欄にある「入力情報を反映ボタン」を押下すると、入力済みの該当項目が補完されます。
ボタンひとつで「取引年月日」「取引金額」「取引先名」「書類タイプ」が反映される便利な機能です。

※反映されるのは入力済みの項目のみです。
※ボタンを押して反映後、また該当項目を編集した場合にはもう一度ボタンを押す必要があります。