契約大臣Q&A ■電子帳簿保存法とは
国税関係帳簿書類を電子データで保存するための要件を定めた法律です。
2022年1月の改正法施行により、電子帳簿保存の申請制度や電子データの保存要件が変更になりました。
※電子取引の電子データ保存の義務化は、2023年12月31日まで猶予期間が設けられています。
国税庁：「電子帳簿保存法取扱通達の制定について」の一部改正について（法令解釈通達）
■電子帳簿保存法上の保存区分
電子データによる保存は3つの区分に分かれます。
1.電子帳簿保存等
コンピュータでシステムや表計算ソフトなどを用いて、最初から一貫して電子データで作成したものです。
保存対象は国税関係帳簿と国税関係書類（決算関係書類）です。
1-1.国税関係帳簿
総勘定元帳や仕訳帳、出納帳などが該当します。
1-2.国税関係書類（決算関係書類）
貸借対照表や損益計算書などが該当します。
2.スキャナ保存
紙書類をスキャナ取り込みや撮影画像データで保存したものです。
保存対象は国税関係書類（取引関係書類）です。
請求書や領収書、見積書、取引とされる契約書などが該当します。
3.電子取引
電子的な取引の情報を電子データで保存したものです。
契約大臣などの電子契約、EDI、インターネットサイトでの取引、電子メールで受信した証憑類などが該当します。
すべての企業や事業者に対応が義務付けられています。*1
■契約大臣での電子帳簿保存法対応
・スキャナ保存に関して
スキャナで取り込んだ紙の契約書などの書類は、書類保管機能でスキャナ保存の要件に準拠した保存を行うことが可能です。
書類保管機能では、書類をPDF形式で保存したものをアップロードし、必要な情報の入力を行います。
詳細は下記をご確認ください。
書類保管機能でできること
・電子取引に関して
契約大臣上で取引を行なった契約書類に取引情報を入力し保存することで、電子帳簿保存法に対応できます。
業務委託契約書や基本取引契約書、売買契約書などをはじめとした課税文書に該当する契約書類が対象です。
必須要件として定められている「取引年月日」「取引金額」の情報を入力することで、契約書作成時に入力している「取引先」とあわせて2022年改正電子帳簿保存法の検索要件に対応しています。
入力方法などは下記をご確認ください。
取引情報を入力する
■改正内容の主なポイント
・事前承認制度の廃止
これまでは事前に申請をし承認を得ている場合に電子データでの保存が認められていましたが、
2022年1月より事前の承認が不要となり、電子帳簿保存法に対応しやすくなりました。*2
・スキャナ保存要件の緩和
これまではスキャナ保存前に受領者が署名をし、3営業日以内にタイムスタンプの付与が必要でした。
2022年1月より署名が不要になり、タイムスタンプの付与も最長約2か月と概ね7営業日以内に行えばよいことになりました。
また、スキャナ保存後に即時で紙書類原本の破棄が可能になりました。
同時に、紙類に印刷など出力をして電子データに代えての保存は不可となりました。
・適正事務処理要件の廃止
スキャナ保存の要件である「相互けん制」「適正検査」「再発防止」の社内規定整備等は不要となりました。
・検索要件の緩和
2022年1月より検索要件の項目が「取引先名」「取引年月」「取引金額」の3つになりました。
なお、税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じる場合は条件の組み合わせて設定を行える機能の確保は不要になります。
・国税関係帳簿の優遇
一定の国税関係帳簿は、優良の保存要件を満たすものに関しては過少申告加算税の軽減措置が整備されました。
・電子取引による証憑類の電子保存義務付け
これまでは証憑類を印刷して紙での保存が可能でしたが、2022年1月より電子取引の取引情報はすべて電子データとして保存することが義務化されました。
また、電子データの改ざんに対する措置は厳しくなり、重加算税が10%加重されます。
*1.所得税および法人税を申告する事業者
*2.改正前2021年以前の保存要件で保存を行う場合、2021年9月30日までに承認を得ている必要があります。
※2022年1月時点の情報です。最新情報については国税庁のHPをご確認ください。